Thủ Tục Hồ Sơ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện

Thành lập văn phòng đại diện là một trong những cách thức mà doanh nghiệp có thể lựa chọn để phát triển sau một thời gian kinh doanh và có mong muốn mở rộng thị trường của mình. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Xem thêm:

>> Giải thể chi nhánh công ty cổ phần

>> Chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện

>> Nên thành lập chi nhánh hay địa điểm kinh doanh

I. Chức năng của văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.

• Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

• Văn phòng đại diện được quyền đăng ký con dấu riêng để thuận tiện cho quá trình hoạt động, không phải đặt cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

• Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.

Do bản chất văn phòng đại diện không có chức năng kinh Doanh, không được phát sinh doanh thu cũng như ký kết hợp đồng với khách hàng mà chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ. Vì vậy, ưu điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại điện cùng tỉnh thành phố hoặc khác tỉnh thành phố đều được.

Tuy nhiên, trong năm 2019, nếu doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện hoạt động kinh doanh khác tỉnh có thêm lựa chọn là thành lập địa điểm kinh doanh. Điều khác biệt của địa điểm kinh doanh so với văn phòng đại diện là địa điểm kinh doanh được tiến hành hoạt động kinh doanh và chỉ phải đóng thuế môn bài cho 01 địa điểm là 1.000.000 đồng/năm. Địa điểm kinh doanh cũng không phải kê khai và mở sổ sách kế toán, mọi hoạt động của địa điểm kinh doanh hoạch toán chi phí, doanh thu về công ty mẹ.

Do vậy doanh nghiệp cân nhắc giữa việc thành lập văn phòng đại diện hoặc thành lập địa điểm kinh doanh.

Xem thêm:

>> Sự khác nhau giữa chi nhánh và địa điểm kinh doanh

>> Sự khác nhau giữa chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh

>> Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

II. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

1.  Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:

Sau khi nhận được thông tin về tên, vị trí đặt, số điện thoại của văn phòng đại diện, người đứng đầu văn phòng đại diện, và chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng đại diện, Tư Vấn Đại Việt sẽ soạn hồ sơ và chuyển cho quý khách hàng ký đóng dấu.

Lưu ý:

Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).

Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm những gì?

• Thông báo lập văn phòng đại diện;

• Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn);

• Quyết định thành lập văn phòng đại diện;

• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;

• 01 bản công chứng CMND/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;

• Bản sao công chứng Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN của công ty mẹ;

• Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;

• 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

2.  Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Sau khi nhận được hồ sơ có đầy đủ chữ ký của Quý khách hàng, Tư Vấn Đại Việt sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở và theo dõi cho tới khi ra kết quả cho Quý khách.

Xem thêm:

>> Các thủ tục sau khi thành lập doanh nghiệp

>> Các tiêu chí xác định doanh nghiệp nhỏ và vừa

>> Thuê người đại diện theo pháp luật

>> Thủ tục hồ sơ tăng vốn điều lệ công ty

3. Hoàn thành thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Kết quả khách hàng nhận được khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện:

• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;

• Hồ sơ nội bộ để lưu tại văn phòng đại diện;

• Dấu của Văn phòng đại diện (nếu có nhu cầu khắc con dấu);

• Tư vấn các thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện.

Lưu ý:

• Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

• Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

• Theo Nghị định 139/2016/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2017 quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm. Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế (có tính chất tham khảo) cũng nêu rõ đối với trường hợp Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài; trường hợp Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định. Thực tế Văn phòng đại diện không phát sinh hoạt động kinh doanh được vì vậy không phải nộp thuế môn bài theo quy định tại Nghị định 139/2016/TT-BTC.

Hiện nay nhiều chi Cục thuế vì các lý do khách quan vẫn yêu cầu doanh nghiệp nộp thuế môn bài cho Văn phòng đại diện nên Quý khách hàng nên trao đổi lại nội dung cơ sở pháp lý nêu trên với quản lý thuế để không phải nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để sử dụng trọn gói dịch vụ thành lập văn phòng đại diện với những ưu đãi hấp dẫn nhất. Chúng tôi đảm bảo sẽ mang lại sự hài lòng tuyệt đối cho quý khách khi sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của chúng tôi.

Xem thêm:

>> Thay đổi địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện

>> Hồ sơ thủ tục thành lập chi nhánh Công Ty

>> Thành Lập Chi Nhánh công ty Khác Tỉnh

>> Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Khác Tỉnh

>> Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh

>> Thay đổi hoạt động của văn phòng đại diện công ty cổ phần

Để được tư vấn và tham khảo dịch vụ, vui lòng liên hệ:

Công Ty TNHH Tư Vấn Đại Việt

Chuyên viên: Ms Thanh Phúc

P: 0905548995 / 0918588240

Zalo: 0905 548 995

E: tuvandaivietqn@gmail.com