Thủ tục hồ sơ công ty vay tiền cá nhân, doanh nghiệp khác

Bài viết này Kế toán Đại Việt xin trích các văn bản, quy định về thủ tục, hồ sơ Công ty đi vay tiền của cá nhân hoặc Doanh nghiệp khác; hướng dẫn làm thủ tục hồ sơ vay tiền cá nhân, doanh nghiệp khác; công ty vay tiền cá nhân không lãi suất, vay tiền giám đốc; Mẫu hợp đồng vay tiền cá nhân, doanh nghiệp.

Đặc biệt: Trường hợp Cty cho vay mà không có lãi hoặc lãi suất 0% thì có thể sẽ bị Cơ quan thuế ấn định thuế. (vì đó là hành vi mua, bán, trao đổi và hạch toán giá trị hàng hoá, dịch vụ không theo giá trị giao dịch thông thường trên thị trường).

1. Quy định về hình thức vay tiền của Doanh nghiệp:

Căn cứ theo quy định tại điều 6 Chương 2 Nghị định 222/2013/NĐ-CP về Giao dịch tài chính của doanh nghiệp:

1. Các doanh nghiệp không thanh toán bằng tiền mặt trong các giao dịch góp vốn và mua bán, chuyển nhượng phần vốn góp vào doanh nghiệp.

2. Các doanh nghiệp không phải tổ chức tín dụng không sử dụng tiền mặt khi vay và cho vay lẫn nhau.

Căn cứ theo quy định tại Thông tư 09/2015/TT-BTC cụ thể như sau:

- Thông tư này hướng dẫn hình thức thanh toán của doanh nghiệp trong các giao dịch góp vốn và mua bán, chuyển nhượng phần vốn góp vào doanh nghiệp khác; và hình thức thanh toán của các doanh nghiệp không phải là tổ chức tín dụng trong quan hệ vay, cho vay và trả nợ vay lẫn nhau trên lãnh thổ Việt Nam.

Điều 4. Hình thức thanh toán trong giao dịch vay, cho vay và trả nợ vay lẫn nhau giữa các doanh nghiệp không phải là tổ chức tín dụng

1. Các doanh nghiệp không phải tổ chức tín dụng (là các doanh nghiệp không thành lập, tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật các tổ chức tín dụng) khi thực hiện các giao dịch vay, cho vay và trả nợ vay lẫn nhau sử dụng các hình thức thanh toán sau:

a) Thanh toán bằng Séc;

b) Thanh toán bằng ủy nhiệm chi – chuyển tiền;

c) Các hình thức thanh toán không sử dụng tiền mặt phù hợp khác theo quy định hiện hành.

2. Các doanh nghiệp không phải tổ chức tín dụng khi thực hiện giao dịch vay, cho vay và trả nợ vay lẫn nhau bằng tài sản (không phải bằng tiền), đối trừ công nợ, chuyển giao nghĩa vụ nợ thực hiện theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp.

Như vậy:

- Khi các Doanh nghiệp thực hiện các giao dịch vay, cho vay và trả nợ vay lẫn nhau thì KHÔNG được sử dụng tiền mặt.

Ví dụ: Công ty kế toán Đại Việt vay tiền Công ty Cổ Phần Hải Nam thì Cty Hải Nam phải chuyển khoản cho Công ty Đại Việt (Không được dùng bằng tiền mặt).

2. Thủ tục hồ sơ vay tiền của Công ty (Doanh nghiệp) khác:

- Hợp đồng vay tiền hoặc Biên bản vay mượn tiền.

- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

- Hoá đơn chi phí lãi vay (Như mình có nói ở trên nêu Cty cho vay tiền mà lãi suất 0% rất có thể sẽ bị Cơ quan thuế ấn định thuế đối với bên cho vay).

3. Hồ sơ vay tiền của cá nhân:

- Hợp đồng vay mượn tiền hoặc Biên bản vay mượn tiền.

- Phiếu thu hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

- Tờ khai thuế TNCN và chứng từ nộp tiền thuế TNCN đối với khoản lãi vay (nếu cá nhân cho vay có tính lãi)

Chi tiết quy định để khoản chi phí lãi vay được trừ khi tính thuế TNDN (dù là vay cá nhân hay vay doanh nghiệp) các bạn xem tại đây nhé:

Chi phí lãi vay được trừ.

Cách hạch toán chi phí lãi vay.

Chú ý thứ nhất:

- Quy định bên trên là áp dụng cho các Doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch vay, cho vay và trả nợ vay lẫn nhau thì KHÔNG được sử dụng tiền mặt.

- Còn quy định khi vay tiền cá nhân có phải chuyển khoản hay không, có được dùng tiền mặt hay không -> Hiện tại thì chưa có nhé. (Nên vay tiền cá nhăn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản đều được nhé)

-> Hiện tại chỉ có quy định về việc khi Cá nhân góp vốn vào doanh nghiệp thì được dùng tiền mặt (Theo Công văn 786/TCT-CS ngày 01/03/2016 của Tổng cục Thuế).

Chú ý thứ hai:

- Khi vay, mượn tiền của Giám đốc (dù là có lãi hay không có lãi suất) thì đó là giao dịch liên kết.

 -> Như vậy khoản chi phí lãi vay sẽ bị khống chế, cụ thể: Tổng chi phí lãi vay sau khi trừ lãi tiền gửi và lãi cho vay phát sinh trong kỳ của người nộp thuế được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp không vượt quá 30% của tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh trong kỳ cộng chi phí lãi vay sau khi trừ lãi tiền gửi và lãi cho vay phát sinh trong kỳ cộng chi phí khấu hao phát sinh trong kỳ của người nộp thuế.